Nos posts anteriores, discutimos a importância de incluir segurança patrimonial e serviços terceirizados no orçamento anual das empresas e como escolher os fornecedores ideais.

No entanto, tão essencial quanto o planejamento e a seleção dos fornecedores, o gerenciamento eficiente dos contratos é que irá possibilitar o sucesso dos serviços prestados.

Por isso, listamos estes 7 aspectos que você deve levar em consideração ao gerenciar contratos de prestadores de serviços terceirizados e segurança patrimonial.

 

1. Defina expectativas claras e registre em contrato

O primeiro passo no gerenciamento de contratos é ter expectativas claras e bem definidas. Isso inclui estabelecer metas, prazos, responsabilidades e padrões de desempenho. Todas as partes envolvidas devem compreender exatamente o que é esperado e como o sucesso será medido. Tudo isso registrado em contrato, para que a negociação possa ser mantida, independente do gestor que assumir a função.

2. Comunique-se regularmente

A comunicação é a espinha dorsal de qualquer relacionamento de contrato eficaz. Estabeleça canais de comunicação regulares com os prestadores de serviços terceirizados e de segurança patrimonial. Mantenha um diálogo constante para garantir que todos estejam alinhados com as metas e expectativas. Alinhamentos periódicos podem ajudar a solucionar problemas e ajustar estratégias conforme necessário.

3. Monitoramento contínuo de desempenho

Para gerenciar eficazmente os contratos, implemente um sistema de monitoramento contínuo do desempenho. Use indicadores-chave de desempenho (KPIs) para avaliar o cumprimento das obrigações contratuais. Isso permite a identificação precoce de problemas e a tomada de medidas corretivas.

4. Flexibilidade e adaptação

Nem sempre os contratos permanecerão inalterados ao longo do tempo. À medida que as circunstâncias mudam, a capacidade de adaptar os contratos torna-se fundamental. Certifique-se de que os contratos contenham cláusulas que permitam a revisão e a adaptação conforme necessário, mantendo o foco nos objetivos originais.

5. Gestão de riscos

Os contratos de segurança patrimonial e serviços terceirizados muitas vezes envolvem riscos. Desenvolva uma estratégia de gerenciamento de riscos para identificar, avaliar e mitigar possíveis ameaças. Isso inclui considerar riscos operacionais, legais e financeiros.

6. Cumprimento legal e regulatório

Certifique-se de que os contratos estejam em conformidade com todas as regulamentações legais e normas do setor. Isso inclui aspectos de segurança e proteção de dados, bem como questões trabalhistas, fiscais e ambientais, dependendo do contexto dos serviços.

7. Avaliação periódica de desempenho

Realize avaliações periódicas do desempenho dos prestadores de serviços. Isso não apenas permite que você mantenha o controle sobre o cumprimento do contrato, mas também fornece dados valiosos para futuras decisões de contratação e renovação.

 

Em resumo, o gerenciamento eficiente de contratos de segurança patrimonial e serviços terceirizados é crucial para o sucesso contínuo de uma empresa. Estabelecer expectativas claras, manter comunicações regulares, monitorar o desempenho, ser flexível, gerenciar riscos, garantir conformidade legal e realizar avaliações periódicas são componentes-chave desse processo. Quando bem executado, o gerenciamento de contratos contribui para um relacionamento de fornecedor sólido e resultados comerciais bem-sucedidos.